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Existen muchas herramientas para generar informes a partir de datos almacenados en el sistema informático de la empresa. Algunos son productos comerciales especializados, otros forman parte de casi cualquier ERP de calidad.

 

Generalmente son productos adecuados, pero ninguno ofrece el rango de posibilidades de Excel. Incluso para algunas aplicaciones, es fácil integrar Excel con MS Word ® y generar informes, cartas, e-mails, presentaciones y prácticamente cualquier modelo sofisticado con una versatilidad inigualable.

 

En muchos casos nuestros clientes elaboran sus facturas a partir de una plantilla en MS Word ® y una sencilla macro en Excel que extrae la información necesaria de la aplicación de Facturación. Esto permite generar documentos muy personalizados y, por tanto, adaptados a las necesidades específicas de cada empresa.

 

La totalidad de nuestros clientes circulariza los saldos a clientes al menos trimestralmente como parte del sistema de seguimiento de cobros. La elaboración de las cartas, que incluyen detalles sobre la composición del saldo y frases adecuadas para cada situación (deuda vencida o no, etc.) está totalmente automatizada mediante la conexión del CRM con Excel y Word.

 

Quizá la herramienta que mejor resume la potencia de Excel son las Tablas Dinámicas. Si no conoce esta característica de Excel, pregúntenos. 

 

La Dirección tiene que ser muy selectiva con los informes, porque estos han de ser:

 

• Precisos (exactos, con los datos correctos). 

• Limitados (que incluyan sólo la información considerada útil para el destinatario: relleno = 0). 

• Oportunos (emitidos a tiempo, cuando están disponibles las acciones correctoras necesarias). 

• Comprensibles (bien estructurados, sencillos de entender).

 

Excel permite aplicar formidables herramientas de análisis (las tablas dinámicas son, quizá, el mejor ejemplo) a los datos "vivos" de la empresa en cada momento. No hay una herramienta mejor.